Văn phòng ảo là một giải pháp sáng tạo dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc các doanh nghiệp mới thành lập. Trong lĩnh vực văn phòng, văn phòng ảo trở thành một sự lựa chọn thay thế cho văn phòng cố định bởi những chuyên gia thích làm việc tại bất kỳ nơi đâu, là một sự sáng tạo khi giúp các doanh nghiệp chia sẽ lợi ích chung.
“văn phòng ảo” là gì?
Văn phòng ảo (hay còn gọi là văn phòng cho thuê 0m2) là dịch vụ tạo cho các doanh nghiệp một vị trí kinh doanh mà chi phí thấp hơn rất nhiêu so với việc thuê văn phòng theo kiểu truyền thống. Với dịch vụ này, doanh nghiệp được cung cấp địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, trang web, e-mail, phòng họp, máy chiếu, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, kế toán báo cáo thuế…Loại hình này đã có từ rất lâu trên thế giới
văn phòng ảo có hợp pháp ?
Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” để làm trụ sở hoạt động, và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình “văn phòng ảo” hoạt động mạnh.
Nhận thấy việc nhiều doanh nghiệp có xu hướng sử dụng “văn phòng ảo” làm địa chỉ trụ sở, do đó các cơ quan có thẩm quyền đang xem xét việc cần thiết có một khung pháp lý để điều chỉnh hoạt động của “văn phòng ảo”, các doanh nghiệp đã và đang có ý định sử dụng “văn phòng ảo” nên lưu ý vấn đề này để hoạt động kinh doanh của mình được thuận lợi.
Thực trạng và giải pháp dịch vụ văn phòng ảo tại TP Hồ Chí Minh
Trong bối cảnh nhịp độ kinh tế Việt Nam đang phát triển từng ngày thì nhu cầu về văn phòng đã gia tăng nhanh chóng. Số lượng văn phòng tại TP Hồ Chí Minh được đánh giá là còn thiếu hụt rất nhiều nên đã đẩy giá thuê văn phòng lên rất cao và trở thành chi phí rất đáng phải lo ngại cho doanh nghiệp.
Thêm vào đó tình trạng suy thoái kinh tế diễn ra bắt đầu từ năm 2009 làm cho doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn nhưng lại là năm phát triển rực rỡ của loại hình văn phòng ảo. Doanh thu cuả các công ty cho thuê dịch vụ văn phòng ảo tăng trưởng gấp 3 lần so với trước khi suy thoái kinh tế diễn ra. Với chi phí từ 20USD – 200USD/tháng cho văn phòng ảo (virtual office) doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoảng khá lớn khi thuê văn phòng truyền thống.
Hình thức văn phòng ảo này tập chung chủ yếu tại TP Hồ Chí Minh và Hà Nội. Ít có doanh nghiệp biết đến hình thức này do còn quá mới mẻ so với đại đa số doanh nghiệp kinh doanh tại Việt Nam do cách thức quảng bá của các công ty cho thuê văn phòng ảo còn quá ít, khách hàng chủ yếu tự tìm đến.
Những lợi ích đến từ văn phòng ảo
Những người thuộc về các lĩnh vực thương mại nhận thấy rằng văn phòng ảo rất hữu ích. Giám đốc điều hành, nhân viên bán hàng, kế toán, tư vấn tiếp thị và các chủ doanh nghiệp trực tuyến nhận lợi ích từ việc sử dụng văn phòng ảo cho những nhiệm vụ nhất định. Những người làm việc ở nhà và mong muốn thiết lập sự hiện diện trong kinh doanh thấy rằng văn phòng ảo có nhiều đặc tính họ cần.
Các công ty cũng sử dụng văn phòng ảo như một phương tiện để kiểm tra địa điểm kinh doanh trước khi mở một chi nhánh mới.
Khi thuê một văn phòng thì không phải là một chọn lựa, văn phòng ảo có thể được sử dụng bởi các chủ doanh nghiệp nhỏ để đáp ứng cá nhu cầu hằng ngày trong khi đó có thể tiết kiệm được thời gian và tiền bạc.