Doanh nghiệp cần lưu ý thẩm quyền trưởng văn phòng đại diện trong việc ký kết một số loại hợp đồng như hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, cũng như tư cách tham gia tố tụng của họ khi có tranh chấp xảy ra.
Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Trong phạm vi hoạt động của mình, VPĐD có chức năng như văn phòng liên lạc; xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác; nghiên cứu thị trường; theo dõi, đôn đốc thực hiện các hợp đồng đã ký và các chức năng khác theo quy định của pháp luật.
VPĐD không có chức năng kinh doanh nên không được phép ký kết hợp đồng vì mục đích kinh doanh, mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan trực tiếp đến mua bán hàng hóa. VPĐD của thương nhân nước ngoài được ký những hợp đồng phục vụ cho nhu cầu thiết yếu của VPĐD như thuê địa điểm đặt VPĐD, thuê lao động.
Trong trường hợp doanh nghiệp nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu VPĐD giao kết hợp đồng hoặc sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì doanh nghiệp đó phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết. Như vậy, chỉ khi có hợp đồng ủy quyền, trưởng VPĐD mới có thể thay mặt công ty ký hợp đồng mua bán nhân danh công ty.
Riêng đối với vấn đề giải quyết tranh chấp, thì văn phòng đại diện, chi nhánh của công ty được quyền thực hiện việc khởi kiện vụ án phát sinh từ giao dịch do văn phòng đại diện, chi nhánh xác lập thực hiện, tuy nhiên trong nội dung đơn khởi kiện thì do chi nhánh, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân nên tại mục “Tên, địa chỉ của người khởi kiện” phải ghi tên của công ty, sau đó mới ghi họ tên, chức vụ của người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh của công ty, văn bản ủy quyền và chức danh của người đại diện theo pháp luật của công ty ủy quyền. Tại mục “Người khởi kiện” ở cuối đơn khởi kiện cần phải ghi tên của pháp nhân, ghi chức vụ của người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh của công ty; người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh của công ty ký tên; ghi họ, tên của người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh của công ty. Đóng dấu của công ty hoặc đóng dấu của văn phòng đại diện, chi nhánh của công ty.
Theo cic32