Nói đến văn phòng ảo không ít người nghĩ rằng đây là một dịch vụ cho thuê văn phòng với khá ít tiềm năng phát triển nhưng đến khi sự bùng nổ về công nghệ cùng với số lượng các công ty nhỏ và siêu nhỏ tăng lên thì nhi cầu này lại thực sự rất lớn. Ngoài các công ty cho thuê văn phòng ảo đầu tiên thì hàng trăm các công ty mới hơn cũng mở ra dịch vụ cho thuê văn phòng ảo để tìm kiếm miếng bánh ngọt của dịch vụ cho thuê văn phòng này.
Nếu như trước đây, khi chỉ có dịch vụ cho thuê văn phòng theo kiểu truyền thống, một công ty nhỏ hoặc siêu nhỏ phải tiêu tốn chi phí ít nhất từ 5 -10tr /tháng cho 1 phòng làm việc 3 -4 người tại một vị trí văn phòng hạng A rìa của trung tâm thành phố, mà trong khi đó có thể chỉ có 1 nhân viên hoặc không có nhân viên làm việc tại đó. như vậy vừa lãng phí không gian và chi phí vô ích vào việc thuê văn phòng truyền thống.
Văn phòng ảo sinh ra để đáp ứng nhu cầu thiếu sót đó của nguồn cung trên thị trường, cho thuê văn phòng ảo tận dụng được không gian chia sẽ cho tất cả các công ty nhỏ và siêu nhỏ khi chỉ cần địa chỉ để đăng ký địa điểm công ty, giảm chi phí trong việc thuê văn phòng theo kểu truyền thống.
Tại văn phòng ảo, sẽ có nhân viên trực điện thoại, tiếp khách, nhận bưu phẩm,… cho khách hàng tùy theo gói dịch vụ mà khách hàng đăng ký với nhà cung cung cấp.